"4-x ЧАСОВАЯ РАБОЧАЯ НЕДЕЛЯ" Тимоти Феррисс

Аутсорсинг жизни

Ø Разгружая отдых и вкус геоарбитража[1]

 

Богатство человека прямо пропорционально количеству вещей, которые он может оставить.

—Генри Дэвид Торо, натуралист

 

Если бы я рассказывал Вам эту историю, то Вы не поверили бы мне. Поэтому я позволю AJ рассказать об этом. Это подготовит почву для ещё более невероятных вещей в будущем, все из которых Вы сделаете сами.

 

Моя делегированная жизнь

Правдивый отчет А.Я. Якобса, главного редактора журнала Esquire

(кружочки изображают течение времени между частями текста)

 

ЭТО НАЧАЛОСЬ месяц назад. Я дочитал до середины книгу «The World Is Flat», бестселлер Тома Фридмана. Мне нравится Фридман, несмотря на его озадачивающее решение носить усы. Его книга - все о том, как делегировать работу в Индию и Китай, но она не сконцентрирована  только для компаний технической поддержки и автомобилестроителей, а сбалансирована для того, чтобы преобразовать каждую промышленность в Америку, от юридических компаний до банковского дела и бухгалтерского учета.

У меня нет корпорации; у меня даже нет современной визитной карточки. Я - автор и редактор, работающий из дома, обычно в своих боксерских трусах или, если я чувствую себя формальным, в моей пижаме с пингвинами. С другой стороны, я думаю, почему компании из списка Fortune 500 должны получать все радости ? Почему я не могу присоединиться к самой большой деловой тенденции нового столетия? Почему я не могу делегировать свои самые простые задачи? Почему я не могу делегировать свою жизнь?

На следующий день я посылаю электронное письмо в «Brickwork», одну из компаний, которую упоминал Фрилман в своей книге. Эта компания, основанная в Бангалоре, Индия, предлагает «удаленных исполнительных помощников», главным образом финансовым фирмам и компаниям, работающим в области здравоохранения, которые хотят обработать данные. Я объяснил, что хотел бы нанять кого-то, кто помог бы мне с делами связанными с журналом – сделать исследование, форматировать записки и что-то подобное. Президент компании, Вивек Кулкарни, ответил: «Это было бы большим удовольствием говорить с человеком Вашего статуса». Мне это уже нравится. У меня никогда не было статусу прежде. В Америке. Я внушал уважение только метрдотелям в гостинице «Бенинган», поэтому было приятно знать, что в Индии у меня есть статус.

Несколько дней спустя, я получил письмо от своего нового "удаленного исполнительного помощника!"

Дорогой Якобс.

Меня зовут Хани К. Балани. Я помогла бы Вам В Вашей редакторской и личной работе... Я попыталась бы приспособиться к Вашим требованиям, которые приведут к желаемому удовлетворению.

Желаемое удовлетворение. Здорово. Раньше, когда я работал в офисе, у меня были помощники, но никогда не было никаких разговоров о желательном удовлетворении. Фактически, если бы кто-либо когда-либо использовал фразу, «желаемое удовлетворение», мы все закончили бы работу на торжественной встрече с отделом рекрутинга.

• • •

Я ИДУ на обед с моим другом Мишей, который вырос в Индии, основал фирму программного обеспечения, и впоследствии стал противно богатым. Я говорю ему об Операции «Делегирование». «Вы должны позвонить в «Your Man In India»,- сказал он. Миша объяснил, что это компания для индийских бизнесменов, которые переехали за границу, но у кого все еще остались родители в Нью-Дели или Мумбаи. «YMII» - их заграничный консьерж-сервис. «YMII» покупает билеты в кино, сотовые телефоны и другую всячину для брошенных матерей.

Прекрасно. Это могло хорошенько подтолкнуть мой аутсорсинг до нового уровня. У меня может быть хорошее, чистое подразделение рабочей силы: Хани будет заботиться о моих деловых делах, и «YMII» может проявить внимание к моей личной жизни – платить по счетам, делать резервирование билетов для отдыха, покупать материалы онлайн. К счастью, «YMII» понравилась эта идея, и, таким образом, команда поддержки в «Якобс и компания» удвоилась.

• • •

Хани закончила ее первый проект для меня: исследование относительно персоны, которую «Esquire» выбрал как «Самая Сексуальная Женщина Всех Времен». Мне поручили написать профиль этой женщины, и я действительно не хотел пробираться через все «тяжело дышащие» вебсайты её поклонников. Когда я открыл файл Хани, у меня была такая реакция: «Америка сосёт. Здесь есть диаграммы. Есть заголовки секций. Есть хорошо организованный анализ ее домашних животных, измерений, и любимых продуктов (например, рыба-меч). Если все бангалорцы такие же как Хани, то мне жаль американцев, собирающихся в колледж. Им придётся противостоять голодной, вежливой, умеющей работать в «Excel»’e индийской армии.

• • •

ФАКТИЧЕСКИ, в следующие несколько дней, я делегировал беспорядочную кучу онлайн поручений Аше (из личного обслуживания «YMII»): платежи по моим счетам, получение всяких вещей от drugstore.com, поиск для моего сына «Tickle Me Elmo». (На самом деле, в магазин не было «Tickle Me Elmo», поэтому Аша купила «Chicken Dance Elmo» – хорошее решение). Я обязал её позвонить Сингулару, чтобы узнать о моем тарифном плане моего мобильного. Я только догадываюсь, но готов поспорить, что ее звонок был переадресован от Бангалора до Нью-Джерси, а затем назад служащему Сингулару в Бангалоре, что делает меня счастливым по некоторым причинам.

• • •

Четвертое утро моей новой передоверенной жизни, и когда я щелкаю на своем компьютере, мой почтовый ящик уже заполнен обновлениями от моих заграничных помощников. Странное чувство – иметь людей, которые работают на тебя, пока ты спишь. Странное, но великолепное. Я не трачу время понапрасну, в то время как я пускаю слюни на своей подушке; вещи становятся сделанными.

Хани - мой защитник. Взгляните на это: По некоторым причинам, Колорадское Правление Туризма всё время посылает мне письма по электронной почте. (Последний раз, они сообщали мне о фестивале в Колорадо-Спрингсе, представляя самого известного шута в мире). Я попросил, чтобы Хани мягко попросила их, чтобы они перестали присылать пресс-релизы. Вот то, что она послала:

Привет всем,

Якобс часто получает почту от Колорадских новостей, слишком часто. Они – определенно интересны. Однако, эти темы не являются подходящими для «Esquire».

Кроме того, мы действительно понимаем, что Вы проявили много инициативы, работая над этими статьями и посылая их нам. Мы понимаем. К сожалению, эти статьи и письма слишком много отнимают времени на их прочтение.

В настоящее время, эти письма не удовлетворяют правильным целям для нас обоих. Поэтому, мы просим прекратить посылать эти письма.

Мы не хотим унижать Вашу исследовательскую работу этим.

Мы надеемся, что Вы тоже всё поймете.

С благодарностью,

Хани К. Б.

Это - лучшее уведомление об отказе в истории журналистики. Это чрезвычайно вежливо, но в этом есть небольшое затаенное чувство негодования. Хани кажется возмущенной, что Колорадо мог бы потратить впустую ценное время Якобса.

• • •

Я решаю проверить следующие логические отношения: мой брак. Эти споры с моей женой убивают меня, частично потому, что Джули - намного лучший спорщик, чем я. Возможно Аша сможет добиться большего успеха:

Привет Аша.

Моя жена была раздражена мной, потому что я забыл получить наличные деньги в банкомате... Интересно, можешь ли ты сказать ей, что я люблю ее, но мягко напомнить ей, что она также забывает вещи - она потеряла свой бумажник дважды в прошлом месяце. И она забыла купить маникюрные ножницы для Джаспер.

А.Я.

Я не могу сказать Вам насколько острые ощущения я испытал от посылки того письма. Довольно трудно стать намного более пассивно-агрессивным чем препираться с женой через электронную почту от субконтинента на той стороне планеты.

Следующим утром Аша переадресовала мне письмо, которое она послала Джули.

Джули.

Я действительно понимаю твой гнев по поводу того, что я забыл снять деньги в банкомате. Я был забывчив, и я сожалею об этом.

Но я предполагаю, что это не изменит того факта, что я очень тебя люблю...

С любовью, А.Я.

P. S. Это Аша, пишущая от имени г. Якобса.

Как будто этого не было достаточно, она также послала Джули электронную открытку. Я открыл её: два обнимающихся игрушечных мишки, со словами: «В любое время, когда ты захочешь обняться, у меня будет одно объятие для тебя... Я сожалею».

Проклятье! Мои аутсорсеры слишком чертовски милы! Они извинились, но потревожили мои маленькие заморочки. Они пытаются спасти меня от меня самого. Они добрались до суперэго в моём подсознании. Я чувствую себя кастрированным.

Хотя Джули, с другой стороны, кажется весьма рада: «Это мило, сладкий мой. Я прощаю тебя».

• • •

НЕСМОТРЯ НА ТРИ недели с моей командой поддержки, я все еще встревожен. Возможно это вина «Chicken Dance Elmo», которого любит мой сын из-за простых и быстрых движений, но который медленно сводит меня с ума. Неважно какая причина, я полагаю, что пришло время завоевывать другую границу: делегировать мою внутреннюю жизнь.

Во-первых, я попытался делегировать мою терапию. Мой план состоит в том, чтобы дать Аше список моих неврозов и детскую историю или две, чтобы она с моим психиатром минут 50, а затем передала мне его советы. Умно, не так ли? Мой психиатр отказался. Этика или что-то типа того. Прекрасно. Вместо этого, я сделал так, чтобы Аша послала мне дотошно исследованную запись о снятии стресса. У этого решения был хороший индийский аромат с несколькими положениями из йоги и некоторой визуализацией.

Это было хорошо, но казалось недостаточным. Я решил, что я должен делегировать свое беспокойство. В течение прошлых нескольких недель я рвал на себе волосы, потому что коммерческая сделка отнимала слишком много времени для своего завершения. Я спросил Хани, не хочет ли она порвать на себе волосы вместо меня. Всего несколько минут в день. Она подумала, что это замечательная идея. «Я буду волноваться об этом каждый день», - написала она. «Не волнуйтесь».

Аутсорсинг моих неврозов был одним из самых успешных экспериментов месяца. Каждый раз, когда я начинал размышлять, я напоминал себе, что Хани уже был наготове, и я расслаблялся. Без шуток – это стоило начать хотя бы ради этого.

 

Сразу: Где Вы будете

Будущее уже здесь. Просто оно пока не так сильно распространено.

—Вильям Гибсон, автор Neuromancer, придумал термин «киберпространство» в 1984

Вот предварительный просмотр полной автоматизации.

Я проснулся этим утром, и, так как это был понедельник, проверял свою электронную почту в течение одного часа после изящного завтрака по Буэнос-Айресски.

Совмя из Индии нашел моего давно потерянного одноклассника из средней школы, и Анакуй из «YMII» скомпоновал отчет о научно-исследовательской работе по счастливой пенсии, и отчёт о средних ежегодных часах работы в различных областях деятельности. Интервью на это неделе были запланированы третьим индийским помощником, который также нашел контактную информацию лучших школ Кендо в Японии и лучших учителей сальсы на Кубе. В следующей папке электронной почты, я был рад увидеть, что мой менеджер в Теннесси, Бет, решил почти две дюжины проблем за последнюю неделю (поддерживая в хорошем настроении наших наибольших клиентов из Китая и Южной Африки) - и также скоординировал мои калифорнийские налоги, чтобы они регистрировались моими бухгалтерами в Мичигане. Налоги были заплачены через мою кредитную карту, и быстрый взгляд на мои счета в банке подтвердил, что Шэйн и остальная часть команды процессинга кредитных карт вносили больше наличных денег, чем прошлый месяц. Все было правильно в мире автоматизации.

Это был красивый солнечный день, и я закрыл свой ноутбук с улыбкой. За завтрак в буфете, работающем по системе "ешьте сколько влезет" с кофе и апельсиновым соком, я заплатил 4 доллара. Индийские аутсорсеры стоят примерно 4-10 долларов в час. Мои отечественные аутсорсеры оплачиваются только за выполнение конкретной работы или за доставку продукта. Это создает любопытное деловое явление: отрицательный поток наличности невозможен.

Забавные вещи случаются, когда Вы зарабатываете доллары, живете на песо, и расплачиваетесь в рупиях, но это - только начало.

 

Но я – наёмный рабочий! Как мне это поможет?

Никто не может дать вам свободу. Никто не может дать вам равенство, справедливость или что-то еще. Если ты человек – ты сам это берешь.

—Малкольм Икс, Говорит Малкольм Икс

Обладание удаленным личным помощником является огромным исходным пунктом и является маркером того, что Вы научились отдать приказы и быть командующим, а не тем, кем командуют. Это - небольшие учебные колеса для самого важного из навыков Нового Богача: удаленное управление и коммуникация.

Пришло время узнать, как быть боссом. Это не является занятием отнимающим много времени. Это дешево, и не имеет рисков. Нуждаетесь Вы в ком-то на данном этапе или нет – совершенно несущественно. Это задание.

Это - также лакмусовый тест на предпринимательство: Вы можете управлять (прямо и жестоко) другими людьми? Если вы у вас будут надлежащие инструкции и практика, то думаю, да. Большинство предпринимателей терпит неудачу, потому что они ныряют в неизведанную глубину бассейна, даже не научившись плавать для начала. Используя виртуального помощника (ВА) в качестве простого упражнения, основы управления проходятся в 2-4-недельном тесте, стоящем примерно 100-400 долларов. Это - инвестиции, не расход, и доходы от этой инвестиции поразительны. Они будут возмещены за максимум 10-14 дней, после которых это будет – чистая, экономящая время, прибыль.

Чтобы стать Новым Богачом не достаточно просто работать более интеллектуально. Необходимо построить систему, чтобы заменить ей себя.

Это - первое упражнение.

Даже если у Вас нет никакого намерения стать предпринимателем, это - окончательное продолжение нашего «80/20» и процесса устранения: Подготовка кого-то, кто заменит Вас, (даже если это никогда не случится) произведет ультра-очищенный свод правил, который сократит остающийся жир и избыточность из Вашего списка. Вялые незначительные задачи будут исчезать, как только кто-то получит деньги, чтобы сделать их.

Но что по поводу стоимости?

Это - препятствие, которое является самым сложным для большинства. Если я могу сделать это лучше чем помощник, почему я вообще должен им платить? Потому что цель состоит в том, чтобы освободить Ваше время, чтобы сосредоточиться на больших и лучших вещах.

Эта глава - дешевое упражнение для того, чтобы провести Вас мимо этого ограничителя стиля жизни. Абсолютно необходимо, чтобы Вы поняли, что Вы самостоятельно всегда можете сделать дешевле что угодно. И это не означает, что Вы хотите провести Ваше время, делая это. Если Вы проводите свое время, стоящее 20-25 долларов в час, делая то-то, что кто-то еще сделает за 10 долларов в час, то это - просто плохое использование ресурсов. Важно сделать крошечные шаги к тому, чтобы платить другим людям за то, чтобы они делали работу для Вас. Немногие делают это, что и является одной из причин того, что у так немногих людей есть свой идеальный стиль жизни.

Даже если стоимость иногда больше в час, чем Вы в настоящее время зарабатываете, дело часто всё равно стоит того. Давайте предположим, что Вы делаете 50000 долларов и таким образом 25 долларов в час (работая с 9 до 6, с понедельника до пятницы, в течение 50 недель ежегодно). Если Вы платите первоклассному помощнику 30 долларов в час, и он спасает Вам один полный 8-часовой день в неделю, то Ваша стоимость (вычитая то, что Вам заплатили) 40 долларов за то, что освободился дополнительный день. Вы заплатили бы 40 $ в неделю, чтобы работать с понедельника по четверг? Я бы – да, и я делаю это. Имейте в виду, что это – самый худший по стоимости сценарий.

Но что, если Ваш босс волнуется?

Это - в значительной степени надуманный вопрос, и его предотвращение лучше чем лечение. Нет никакой этической или юридической причины для босса, чтобы знать что Вы делаете, если Вы выбираете несекретные задачи. Первый вариант состоит в том, чтобы переназначить личные задачи. Время - это время, и если Вы проведете время на хозяйственных работах и поручениях, которое могло бы быть потрачено лучше в другом месте, то виртуальный помощник улучшит жизнь и обучение управлению. Во-вторых, Вы можете делегировать деловые задачи, которые не включают финансовую информацию или информацию о Вашей компании.

Готовы построить армию помощников? Давайте сначала взглянем на темную сторону делегирования. Сделаем обзор для того, чтобы предотвратить злоупотребления властью и расточительное поведение.

 

Опасности делегирования: Перед тем как начать

Первое правило любой технологии, используемой в бизнесе: автоматизация, примененная к эффективной операции, усиливает  эффективность. Второе: автоматизация примененная к неэффективной операции усиливает неэффективность.

—Билл Гейтс

Вам когда-либо давали нелогичные указания, вручали незначительную работу, или приказывали сделать что-либо самым неэффективным возможным способом? Не весело и не производительно.

Теперь Ваша очередь показать, что Вы знаете лучше. Делегирование должно использоваться как дальнейший шаг к сокращению работы, а не как оправдание для создания больших движений и добавления незначительной работы. Помните – пока что-либо не является четко определенным и важным, никто не должен делать этого.

Устраните прежде, чем Вы делегируете.

Никогда не автоматизируйте то, что может быть устранено, и никогда не делегируйте то, что может быть автоматизировано или упрощено. Иначе, Вы тратите впустую чье-то время вместо своего собственного, которое теперь тратит впустую Ваши с трудом заработанные деньги. Как насчёт стимула быть продуктивным и производительным? Теперь Вы играете со своим собственным тестом. Это кое-что, с чем я хочу, чтобы Вам стало комфортно, и этот крошечный шаг - маленькая игра.

Я говорил об устранении прежде, чем Вы делегируете?

Например, это популярно среди руководителей, чтобы их помощники читали электронную почту. В некоторых случаях это ценно. В моем случае я использую фильтры спама, автоответчик с ответами на часто задаваемые вопросы, и автоматическую переадресацию аутсорсерам, чтобы ограничить мои обязательства по ответам на почту до 10-20 электронных писем в неделю. В неделю мне требуются 30 минут, потому что я использовал системы – устранения и автоматизации - чтобы сделать это так.

И при этом я не использую помощника, чтобы установить встречи и конференц-звонки, потому что я устранил встречи. Если я должен договориться о странном 20-минутном звонке в этом месяце, то я пошлю электронное письмо с одним или двумя предложениями и это будет сделано.

Принцип номер один – очистить правила и процессы прежде, чем добавить людей. Используйте людей, чтобы усилить очищенный процесс, умножая продуктивность; используйте людей как решение плохого процесса умножающего проблемы.

 

Меню: Мир возможностей

Мне не интересно собирать крохи сочувствия со стола того, кто считает себя моим хозяином. Мне необходимо полное меню прав .

—Бишоп Десмонд Туту, южно-африканский духовник и активист

Следующий вопрос тогда будет таким: «Что Вы должны делегировать?» Это - хороший вопрос, но я не хочу отвечать на него. Я хочу посмотреть сериал «Family Guy».

По правде говоря, это адская работа – писать о том, как не работать. Ритика из «Brickwork» и Венки из «YMII» более чем способны написать эту часть, поэтому я только упомяну два руководящих принципа и оставлю умственную грыжу работы над деталями для них.

Золотое правило  #l: Каждая делегированная задача должна быть и отнимающей много времени и четкой. Если Вы бегаете вокруг подобно цыпленку с отрубленной головой и поручаете Вашему виртуальному помощнику делать это за Вас, то это не улучшает положение дел во вселенной.

Золотое правило #2: Проще говоря, получайте удовольствие от этого. Пусть у Вас будет кто-нибудь в Бангалоре или Шанхае, кто будет посылать электронные письма Вашим друзьям, как Ваш личный консьерж, чтобы назначить дату совместного обеда или подобных вещей. Беспокойте своего начальника странными звонками по телефону с сильным акцентом с неизвестных номеров. Быть эффективным не означает быть все время серьезным. Это - забавно, контролировать изменения. Вытащите немного волнений из своей головы, чтобы они не превратились со временем в комплексы.

 

=============================================================================

=============================================================================

Приобретать индивидуальность и стать Говардом Хьюзом

Говард Хьюз, ультрабогатый кинопроизводитель, эксцентрик из фильма «Авиатор», был известен за назначение странных заданий своим помощникам. Вот некоторые из тех, что могли бы быть Вам интересны.[2]

 

1. После своей первой авиационной катастрофы Хьюз по секрету рассказал своему другу, что он верит, что выжил благодаря потреблению апельсинового сока и его целебных свойств. Он верил, что незащищенность перед воздухом растворялась мощностью сока, поэтому он требовал, чтобы свежие апельсины были нарезаны и отжаты перед ним.

2.Когда Хьюз проводил ночную жизнь в Лас-Вегасе, то его помощникам было дано указание приглашать  любых девочек, которые ему понравились. Если бы девочка была приглашена присоединиться к столу Хьюза и согласилась, то помощник вытащил бы документы и соглашение для того, чтобы она их подписала.

3.Хьюз имел парикмахера по требованию 24 часа в сутки 7 дней в неделю, но стриг волосы и ногти около одного раза в год.

4.В те годы, когда он жил в гостинице не выходя из ней, Хьюз, по слухам, имел специально обученных помощников, которые размещали один чизбургер в определенное дерево за пределами его пентхауса в 16:00 каждый день, в независимости от того был он там или нет.

Такой мир возможностей! Так же, как Модель-Т принесла перевозки в массы, виртуальные помощники приносят эксцентрическое миллиардерное поведение в пределах досягаемости каждого человека, женщины, и ребенка. Теперь, это - прогресс.

=============================================================================

=============================================================================

Без дальнейшей суматохи, передайте мне микрофон. Отметьте, что «YMII» выполняет и персональные и деловые задачи, тогда как «Brickwork» сосредотачивается исключительно на деловых проектах. Давайте начнём с важных, но не веселых материалов, и начнём двигаться быстро от величественного до нелепого. Чтобы дать Вам почувствовать истинный вкус того, что стоит ожидать, я не исправлял звучащие непривычно английские фразы.

Венки: Не ограничивайте себя. Просто спросите нас, возможно ли сделать что-нибудь. Мы урегулируем стороны, организовываем поставщиков, исследуем летние курсы, вычищаем бухгалтерские книги, создаём трехмерные проекты, основанные на чертежных копиях. Только спросите нас. Мы можем найти самый близкий к Вашему дому подходящий для ребенка ресторан для дня рождения Вашего сына, узнавая затраты и организовывая вечеринку по случаю дня рождения. Это освобождает Ваше время, чтобы Вы могли поработать или погулять с Вашим сыном.

Что мы не можем сделать? Мы не можем сделать ничего, что потребовало бы нашего физического присутствия. Но Вы были бы удивлены по поводу того, как мало дел и задач, которые бывают в наше время.

Вот самые общие задачи, которые мы выполняем:

 

• Запланировать интервью и встречи • Интернет исследования • Выполнение назначений, поручений, и задач • онлайн покупки • создание юридических документов • обслуживание вебсайта (дизайн, публикации, загрузка файлов), который не требует профессионального дизайнера • контроль, редактирование, и публикация комментариев в онлайн обсуждениях • размещение вакансий в Сети • создание документов • корректировка и редактирование документов, проверка правописания и форматирования • онлайн исследования для того, чтобы обновить блог • обновление базы данных для программного обеспечения, управляющего отношениями с клиентами • обработка процесса приёма на работу • обновление счетов и получение платежей • транскрипция голосовой почты

Ритика из «Brickwork» добавила следующее:

 

• изучение рыночной конъюнктуры • финансовые исследования • бизнес-планы • анализ промышленности • отчёты об оценке рынка •  подготовка презентаций •  сообщения и информационные бюллетени • юридические исследования • аналитика • развитие вебсайта • оптимизация поисковых машин • поддержка и обновление баз данных • подсчёт кредитов • руководство процессами приобретения

Venky: У нас есть забывчивый клиент, который обязал нас звонить ему все время с различными напоминаниями. Один из наших клиентов на постоянной основе обязал нас, чтобы мы будили его каждое утро. Мы сделали работу, требующую беготни и нашли людей, которые пропали после урагана «Катрина». Нашли работу для клиентов! Мой любимый пока: у одного из наших клиентов есть пара брюк, которую он действительно любит, но такие брюки больше не производят. Он послал их в Бангалор (из Лондона), чтобы ему сделали точные копии за крошечную цену.

Вот несколько других стандартных запросов «YMII»:

• Напоминание чрезмерно фанатичному клиенту заплатить его штрафы за стоянку, так же как напоминать о том, что не надо превышать скорость и надо платить за стоянку.

• Приносить извинения и посылать цветы и открытки супругам клиентов.

• Составлять план диеты, напоминая клиенту об этом регулярно, заказывать еду, основываясь на определенном плане диеты.

• Найти работу для человека, который потерял работу из-за аутсорсинга год назад. Мы сделали поиск работы, сделали резюме, и нашли клиенту работу через 30 дней.

• Починить сломанную оконную раму в доме в Женеве, Швейцария.

• Собрать информацию по домашней работы с голосовой почты учителя и отправить домашнюю работу клиенту (родителям ребенка).

• Сделать исследование относительно того, как связать шнурок для ребенка (сын клиента).

• Найти место для стоянки Вашего автомобиля в другом городе даже прежде, чем Вы совершите поездку.

• Заказать мусорные ведра для дома.

• Сделать достоверный прогноз погоды и прогноз погоды в течение специфического времени в специфическом месте в специфический день пять лет назад. Это было необходимо для использования в качестве поддерживающего свидетельства на судебном процессе.

• Поговорить с родителями вместо нашего клиента.

 

Главный вопрос: Нью-Дели или Нью-Йорк?

Есть десятки тысяч виртуальных помощников - как же, чёрт возьми, ты находишь правильных? Ресурсы в конце этой главы покажут Вам, где смотреть, но это будет угнетающим и запутывающим, если у Вас не будет нескольких критериев, определенных заранее.

Будет легче, если начать с вопроса «Где на Земле?»

 

Удаленный или местный?

"Сделано в США" не имеет того смысла, которое было раньше. Профессионалы прыгающих  часовых поясов и знакомство с валютами третьего мира лучше вдвойне: Люди работают, в то время как Вы спите, и почасовые расходы меньше. Экономия времени и сбережения стоимости. Ритика объясняет это следующим примером.

Можно дать удаленному личному помощнику в Индии назначение, когда Вы уходите с работы в конце дня где-нибудь в Нью-Йорке, и у них будет готовая  презентация следующим утром. Из-за разницы во времени с Индией помощники могут работать, в то время как Вы спите и послать Вам результаты работы к Вашему  утру. Когда Вы проснетесь,  то обнаружите в своём почтовом ящике итоги работы. Эти помощники могут также помочь Вам идти в ногу с тем, что Вы хотите прочитать, например.

Индийские и китайские виртуальные помощники, так же как большинство из других развивающихся стран, будут работать за 4-15 долларов в час, как с низкоуровневыми простыми задачами, так и с высокоуровневыми задачами, эквивалентными по сложности, как для людей с  Гарвардской или Стэндфордской докторской степенью или степенью M.B.A. Нуждаетесь в бизнес-плане, чтобы поднять финансирование? «Brickwork» может сделать это за 2500-5000 долларов вместо 15000-20000 долларов. Иностранная помощь не только в течение маленького времени. Я знаю из первых рук, что руководители большой пятёрки компаний бухгалтерского учета и консалтинга по менеджменту обычно берут с клиентов шестизначные суммы за то, чтобы сделать научно-исследовательские отчёты, которые потом обрабатываются в Индии за менее чем четырёхзначные суммы.

В Соединенных Штатах или Канаде, почасовой диапазон часто  составляет 25-100 долларов. Выглядит как очевидный выбор, верно? Бангалор 100 %? Это не так. Важная метрика измеряется в законченных задачах, а не в стоимости за час.

Самая большая проблема с заграничной помощью – языковой барьер, который часто учетверяет пересылание писем туда-сюда и окончательную стоимость. В первый раз, когда я нанимал индийского виртуального помощника, я сделал фундаментальную ошибку не установив ограничение по времени для трех простых задач. Я сделал проверку в конце недели и обнаружил, что он провел 23 часа, преследуя свой хвост. Он наметил одно предварительное интервью в течение следующей недели, запланировав его не на то время! Дух замирает. 23 часа? Это закончилось тем, что стоило мне, по 10 долларов в час, 230 долларов. Те же самые задачи, назначенные позже на той неделе носителю английского языка в Канаде, были закончены за два часа за 25 долларов в час. 50 долларов за боле чем в четыре раза больший результат. Это привело к тому, что я позже попросил другого индийского виртуального помощника у той же самой фирмы, который был в состоянии дублировать результаты носителей языка.

Как Вы узнаете кого выбрать? Это - красивая часть: Вы не делаете это. Это - вопрос тестирования нескольких помощников, чтобы и обострить Ваши навыки коммуникации, и определить, кого стоит нанять, а кого стоит уволить. Быть начальником ориентированным на результаты не так просто, как это кажется.

Есть несколько уроков, которые стоит усвоить.

Во-первых, почасовая стоимость не окончательный определяющий фактор стоимости. Ориентируйтесь на позадачную стоимость. Если Вы должны потратить время, заново объясняя задачу и всячески управляя виртуальным помощником, определите время, требуемое Вам и добавьте его (использование Вашей почасовой нормы из предыдущих глав) к окончательной цене задачи. Это может удивить. Так же, как круто для Вас говорить, что на Вас работаю люди в трёх странах, так же не круто, тратить время нянча людей, которые, как предполагалось, должны делать Вашу жизнь легче.

Во-вторых, доказательство в том, чтобы попробовать. Невозможно предсказать, как хорошо Вы будете работать с данным виртуальным помощником без испытания. К счастью, есть вещи, которые Вы можете сделать, чтобы улучшить Ваши преимущества, и одно из них – это использовать компанию виртуальных помощников вместо того, чтобы работать самостоятельно.

Самостоятельная работа против Команды поддержки

Давайте предположим, что Вы нашли прекрасного виртуального помощника. Он выполняет все Ваши некритические задачи, и Вы решили взять очень заслуженные каникулы в Таиланд. Хорошо знать, что кто-то помимо Вас будет крутить колесо и запускать фейерверки для разнообразия. Наконец-то, хоть какое-то облегчение! За два часа до Вашего полета от Бангкока до Пхукета, Вы получаете письмо: Ваш виртуальный помощник нетрудоспособен и будет в больнице в течение следующей недели. Не очень хорошо. Каникулы испорчены.

Мне не нравится зависеть от одного человека, и я ни кому этого не рекомендую. В мире высоких технологий этот тип зависимости упоминался бы как "единственный пункт отказа" - один хрупкий пункт, от которого зависит все остальное. В мире информационных технологий термин «избыточность» используется как пункт продажи систем, которые продолжают функционировать, даже если произошёл сбой или механический отказ в любой части. В контексте виртуальных помощников, избыточность влечет за собой поддержку от падений.

Я рекомендую, чтобы Вы наняли фирму виртуальных помощников или виртуальных помощников с резервными командами вместо единственных операторов. За примерами далеко ходить не надо, конечно, чтобы найти людей, у которых был единственный помощник в течение многих десятилетий совершенно без инцидентов, но я предполагаю, что это - исключение, а не правило. Лучше поберечься, чем потом жалеть. Помимо простого предотвращения бедствия, структура группы обеспечивает объединение талантов, что позволяет Вам назначать многократные задачи, не заморачиваясь поисками нового человека с необходимой квалификацией. «Brickwork» и «YMII» иллюстрируют этот тип структуры, а также обеспечивают единственный пункт контакта, личного менеджера, который затем отдает Ваши задачи наиболее способным людям в группе и разным рабочим группам. Нуждаетесь в графическом проекте? Сделано. Необходимо управление базой данных? Сделано. Мне не нравится звонить и координировать много людей. Я хочу «всё в одном» и выскажу желание заплатить на 10 % больше, лишь бы у меня было это. Я поощряю Вас быть также экономными в мелочах и расточительными в крупных делах.

Предпочтение команды не означает, что больше – лучше, а означает только, что большое количество людей лучше, чем один человек. Лучший виртуальный помощник, которого я использовал до настоящего времени – индус с пятью помощниками, подчиняющимися ему. Трёх может быть более чем достаточным, но двое – это уже правило, которому вы должны подчиняться.

 

Страх №1: «Дорогой, ты что, купил Порше в Китае?»

Я уверен, что у Вас могут быть свои страхи. У Якобса они, конечно, были:

Мои аутсорсеры теперь знают опасно много обо мне - не только моё расписание, но и мой холестерин, мои проблемы бесплодия, мой номер социального страхования, мои пароли (включая тот, который является детским обзывательством). Иногда я волнуюсь, что я не могу уйти от своих аутсорсеров, или я закончу с расходами в 12000 долларов на моей карте MasterCard за Луи Вьюитон в Анантапуре.

Хорошие новости заключаются в том, что неправильное использование финансовой и конфиденциальной информации – редкость. Во всех интервью, которые я провел для этой части книги, я смог найти только один случай информационного злоупотребления, и я искал долго. Это было связано с перегруженным работой виртуальным помощником в США, который нанял фрилансера в последний момент.

Запомните следующее –  никогда не используйте только что нанятых на работу сотрудников. Запретите виртуальным помощникам, которые работают с маленькими задачами, заключать субподрядный договор на работу с непроверенными внештатным сотрудникам без Вашего письменного разрешения. Более уважаемые и высокоуровневые фирмы, «Brickwork» в примере ниже, имеют меры по безопасности, которые граничат с чрезмерностью и делают совершенно элементарным обнаружение злоумышленников в случае нарушения:

• Служащие подвергаются проверкам данных и подписывают NDAs (соглашение о неразглашении) в соответствии с политикой компании поддержания конфиденциальности информации клиента

• Электронная карта доступа для входа, и выхода

• Информация о кредитной карте вводится только избранными наблюдателями

• Вынос бумаги из офисов запрещен

• VLAN-доступ ограничен между различными командами; это гарантирует, что нет никакого несанкционированного доступа к информации между людьми различных команд в организации

• Регулярные отчёты об использовании принтера

• Накопители на гибких дисках и порты USB - отключены

• Сертификат «BS779» для окончательного соответствия международным стандартам безопасности

• 128-битовая технология шифрования для всего обмена данными

• Защищают VPN-соединения

 

Держу пари, что есть шанс, что уязвимые данные в 100 раз более защищены в «Brickwork», чем на Вашем собственном компьютере.

Однако, об информационном воровстве обычно думают как о неизбежности в цифровом мире, и предосторожности в связи с минимизацией негативных последствий должны быть всегда у вас в памяти. Есть два правила, которые я использую, чтобы минимизировать повреждения и иметь возможность быстрого ремонта.

1.    Никогда не используйте дебетовые карты для сделок онлайн или с удаленными помощниками. Обратить несанкционированные действия по кредитной карте, особенно American Express, является делом безболезненным и даже мгновенным. Восстановление фондов изъятых с Вашего текущего счета через несанкционированное использование дебетовой карты занимает множество часов в одной только бумажной волокиты и может занять месяцы, чтобы сделать это, если это вообще одобрят.

2.    Если Ваш виртуальный помощник будет получать доступ к вебсайтам от Вашего имени, создайте новый уникальный логин и пароль, который будет использоваться на этих сайтах. Большинство из нас использует одни и те же логины и пароли на большом количестве сайтов, и эта предосторожность ограничивает возможные проблемы. Проинструктируйте их использовать эти уникальные логины, чтобы создать аккаунт на новых сайтах если нужно. Отметьте, что это особенно важно, когда Вы используете помощников, у которых есть доступ к онлайновым коммерческим сайтам (разработчики, программисты, и т.д.).

Если воровство информации или личных данных не поразило Вас, то это ещё случится. Используйте эти руководящие принципы, и когда это случится, Вы поймете, что точно так же как большинство кошмаров, это не такая уж и большая беда и это вполне обратимо.

 

Сложное искусство простоты: Частые жалобы

Мой помощник - идиот! Ему потребовались 23 часа, чтобы назначит интервью! Это точно была моя первая жалоба. 23 часа! Я был накален до предела. Оригинал моего письма этому первому помощнику выглядел достаточно понятным.

Дорогой Абдул,

Вот первые задачи, которые должны быть сделаны к концу следующего вторника. Пожалуйста звони или пиши, если у тебя возникнут любые вопросы:

1.     Посмотри эту статью http://www.msnbc.msn.com/id/12666060/site/newsweek/, найди контакты данные – телефон/e-mall/сайт Кэрол Милиган, и Марка и Джули Счекели. Также найди ту же информацию о Робе Лонге здесь http://www.msnbc.msn.com/id/l2652789/site/newsweek/

2.     Назначь 30-минутное интервью с Кэрол, Марком и Джули, и Робом Лонгом. Используйте www.myevents.com (имя пользователя: нереально, пароль: непытайсяподобрать), чтобы добавить их в мой календарь на следующую неделю в любое время между 9-21 по восточно-американскому времени.

3.     Найдите имя, электронную почту, и телефон (телефон наименее важен) рабочих в США, которые договорились о соглашениях об удаленной работе (дистанционный доступ к рабочему месту) несмотря на противостоящих им начальников. Те, кто путешествовал вне США, являются идеальными кандидатами. Другими ключевыми словами могут быть «teleworking» и "telecommuting". Важным фактором является то, что они провели переговоры с трудными начальниками. Пожалуйста пошли мне ссылки на их профили или напиши параграф, описывающий, почему они подходят под описанные выше характеристики.

Жду возможности увидеть то, что Вы можете сделать. Пожалуйста напиши мне письмо, если ты не понимаешь или если у тебя есть вопросы.

Всего лучшего,

 Тим

Правда в том, что я ошибался. Это не хорошее требование для первой работы, и я сделал фатальные ошибки даже прежде, чем написать письмо. Если Вы – эффективный человек, но Вам непривычно давать команды, знайте, что большинство проблем в начале – Ваша ошибка. Заманчиво сразу же показать пальцем на кого-то еще и напыжиться, но большинство новых начальников повторяет те же ошибки, что сделал я.

1. Я принял первого человека, которого мне предоставила фирма и не сделал никаких специальных запросов в начале.

Просите кого-то, кто обладает "превосходным" английским языком и указывайте, что будут нужны звонки по телефону (даже если не будут). Быстро требуйте замену, если есть повторяющиеся проблемы в коммуникации.

2. Я дал неточные указания.

Я попросил, чтобы он назначил интервью, но не указал, что это было необходимо для статьи. Он принял решение, основываясь на работе с предыдущими клиентами, что я хотел нанять кого-то и он растрачивал время, собирая крупноформатные таблицы и прочесывая сайты поиска работы для дополнительной информации,  в которой я не нуждался.

Предложения должны иметь одну возможную интерпретацию и должны быть понятными для первоклассника. Это также справедливо для носителей языка  и сделает Ваши запросы более понятными. Слова, за которые вы готовы заплатить 10 долларов, маскируют неточность.

Заметьте, что я попросил, чтобы он ответил, если он не понимал или у него были вопросы. Это - неправильный подход. Попросите, чтобы иностранные виртуальные помощники перефразировали задачи, чтобы подтвердить понимание перед начинанием.

3. Я дал ему лицензию на напрасную трату времени.

Это снова приводит нас к контролю проблем. Запрашивайте обновление статуса после нескольких часов работы над задачей чтобы гарантировать, что задача понята и достижима. Некоторые задачи после первых попыток становятся невозможны.

4. Я заранее устанавливал крайний срок в 1 неделю.

Используйте Закон Паркинсона и назначьте задачи, которые должны быть закончены в течение не больше, чем 72 часов. Мне больше всего везло с 48 и 24 часами. Это - другая неотразимая причина использовать маленькую группу (три или больше), а не единственного человека, который может стать перезагруженным с возникшими в последнюю минуту запросами от большого количества клиентов.

Использовать короткие крайние сроки не означает избегать больших задач (например, создание бизнес-плана), а скорее разламывать их на меньшие кусочки, которые могут быть закончены за меньшие отрезки времени (схемы, конкурентоспособные резюме исследования, главы, и т.д.).

5. Я дал ему слишком много задач и не установил порядок важности.

Я советую посылать одну задачу за один раз когда бы ни было возможно, и не больше двух. Если Вы хотите чтобы Ваш компьютер завис или сломался, откройте 20 окон и программ одновременно. Если Вы хотите сделать то же самое с Вашим помощником, назначьте ему дюжину задач, не располагая их по приоритетам. Вспомните нашу молитву: Устраните прежде, чем Вы делегируете.

Как выглядит хорошее письмо с поставленной задачей Вашему виртуальному помощнику? Следующий пример недавно послали индийскому виртуальному помощника, чьи результаты нельзя назвать никак иначе, как захватывающие:

Дорогой Совмя.

Спасибо. Я хотел бы начать со следующей задачи.

ЗАДАЧА: я должен найти имена и электронные почты редакторов мужских журналов в США (например: «Maxim», «Stuff», «GQ», «Esquire», «Blender» и т.д.), которые также написали книги. Примером такого человека может быть А.Я. Якобс, который является главным редактором в журнале «Esquire» (www.ajjacobs.com). У меня уже есть его информация и мне нужно больше людей, таких как он.

Ты можешь сделать это? Если нет, пожалуйста сообщи об это. Пожалуйста ответь и подтверди то, что ты планируешь сделать, чтобы закончить эту задачу.

КРАЙНИЙ СРОК: Так как я тороплюсь, начинай после своего следующего электронного письма и остановись в 3 часа и скажи мне, какие ты получил результаты. Пожалуйста начни эту задачу сейчас, если возможно. Крайний срок этих  3 часов и сообщения с результатами – конец дня по восточно-американскому времени, понедельник.

Спасибо за Ваш самый быстрый ответ,

Тим

Коротко, мило, и по сути. Понятное написание, и поэтому понятные команды, приходят из чистых и понятных размышлений. Размышляйте просто.

• • •

В следующих нескольких главах навыки коммуникации, которые Вы развиваете с нашим виртуальным помощником, будут применены к намного большей и неприлично выгодной игровой площадке: автоматизации. Степень, до которой Вы будете делегировать, сделает делегирование похожим на рисование пальцами.

В мире автоматизации не все бизнес модели созданы равными. Как Вы собираете бизнес и координируете все его части, не поднимая пальца? Как Вы автоматизируете наличные депозиты на своем банковском счете, избегая самых частых проблем? Это начинается с понимания вариантов, искусства уклонения от потока информации, и того, что мы зовем "музами".

Следующая глава - проектирование первого шага: продукт.

 

Ø Вопросы и действия

 

1. Найдите помощника - даже если Вы в нём не нуждаетесь.

Развивайте комфортные ощущения от командования, и от того, что Вами никто не командует. Начните с одноразового испытательного проекта или небольшого повторяющегося задания (предпочтительно, ежедневного).

Следующие сайты, объединенные в группы по признаку местоположения, являются очень полезными ресурсами в выполнении этой задачи.

США и Канада (20 $ в час +)

http://assistu.сom/client/client_how.shtml

http://www.yourvirtualresource.com/looking_for_a_va.htm

http://ivaa.org/RFP/index.php

http://www.canadianva.net/files/va-locator.html (в Канаде)

www.onlinebusinessmanager.com

 

Северная Америка и Весь мир(4 $ в час +)

www.elance.com (Поиск «виртуальных помощников», «личных помощников», и «исполнительных помощников»). Обзор обратной связи от клиентов на Elance дал мне возможность найти моего лучшего ВП на данный момент, который стоит 4 $ в час.

 

Индия

www.b2kcorp.com (15 $ в час +) От Fortune 10 нефтяных компаний Fortune 500 клиентов до Большой Пятерки бухгалтерских фирм и членов американского Конгресса. Brickwork может обработать всех их. Это отражено в стоимости их услуг – только для бизнесов. Никакой доставки цветов для тетушки.

 

www.yourmaninindia.com (6.25 $ в час +) YMII обрабатывает как деловые, так и личные задачи и может работать с Вами в режиме реального времени (там есть люди, которые работают 24/7), и могут завершить работу, пока Вы спите. Знание английского языка и эффективность работы сильно различается от ВП к ВП, так что для начала проведите им собеседование, прежде чем отдавать им важную работу.

2. Начните с малого, но думайте о большой цели.

Тина Форсайт, сетевой коммерческий директор (высокоуровневый ВП), которая помогает клиентам с шестизнаковыми доходами достигать семизнака с помощью пересмотра бизнес моделей, дает следующие рекомендации:

• Посмотрите на свой список дел - что находится там дольше всего?

• Каждый раз, когда Вас отвлекают или  Вы меняет задачу, спросите: «ВП может сделать это?»

• Определите точки боли - что вызывает в Вас наибольшее огорчение и скуку?

Вот несколько общих потребителей времени в малых предприятиях с сетевым представительством:

• Добавление статей, чтобы привлечь трафик на сайт и сделать список рассылки

• Участие или модерирование форумов и досок объявлений

• Управление аффилиатными программами

• Создание информационного наполнения и опубликование информационных бюллетеней и написание статей в блогах

• Установление фактов и исследования для выхода на новые рынки или анализ результатов текущих маркетинговых мер

Не ожидайте чудес от одного ВП, но и не ожидайте от него слишком мало. Позвольте ему немного выйти из под контроля. Не назначайте дерьмовые задания, которые приводят к тому, что потребляют время, вместо того, чтобы экономить его. Мало рационального в том, чтобы тратить 10-15 минут, посылая электронную почту в Индию, чтобы узнать расценки на авиабилеты, когда Вы могли сделать то же самое онлайн за 10 минут и избежать всех последующих раскачиваний.

Раздвиньте границы вашей зоны комфортности – это главный смысл этого задания. Вы всегда можете сами исправить или сделать дело, если ВП оказывается неспособным на это, так проверьте же пределы их возможностей.

3. Определите для себя пять больше всего отнимающих Ваше время нерабочих дел и пять личных дел, которые Вы могли бы делегировать для прикола.

 

Ø Вызов комфорту

 

Используйте «Бутерброд Критики» (2 Дня и Еженедельно)

Шансы хороши, когда кто-то --- сотрудник это, босс, клиент, или кто-то другой --- делает кое-что раздражающее. Вместо того чтобы избегать разговора из страха перед конфронтацией, давайте обернем это в нашу пользу и попросим, чтобы они перестали это делать. Однажды в день, в течение двух дней, и затем каждый четверг (с понедельника до среды слишком напряженно, а пятница - слишком расслабленный день) в течение следующих трех недель, делайте то, что я называю "Бутерброд Критики" с кем-то. Добавьте это задание в календарь. Это упражнение называется Бутерброд Критики, потому что Вы сначала хвалите человека за что-нибудь, а затем критикуете, и в конце снова плавно переходите на похвалу, чтобы закрыть болезненную тему. Вот пример с начальником или боссом, с ключевыми словами и выделенными фразами.

 

Вы: Привет, Мара. У Вас есть секунда?

Мара: Конечно. Что случилось?

Вы: Во-первых, я хотел поблагодарить Вас за то, что помогли мне с учетной записью MeelieWorm [или что угодно другое]. Я действительно ценю Вас за то, что Вы показываете мне как надо работать. Вы действительно разбираетесь в технических штучках.

Мара: Нет проблем.

Вы: Хотел сказать ещё кое-что.[3]  Большое количество работы валится на всех, и я чувствую себя[4] немного разбито. Обычно, приоритеты действительно понятны мне[5], но у меня недавно были сложности с выяснением того, какие задания являются самыми важными в моём списке дел. Вы могли бы мне помочь, указывая на самые важные элементы, и ставя число в зависимости от того, что важнее? Я уверен, что это касается только меня[6], но я действительно оценил бы это, и я думаю, что это помогло бы мне.

Мара: Ммм… я посмотрю, что я могу сделать.

Вы: Это много значит для меня. Спасибо. И, пока я не забыл[7], презентация на прошлой неделе было превосходна.

Мара: Вы действительно так думаете? Бла-бла-бла...

К списку